Как сделать презентацию эффективной?

Прежде чем начинать работу над презентацией, необходимо поставить перед собой цель этой презентации. Подумайте, для чего Вы это делаете, каких результатов хотите достичь и что Вам для этого может понадобиться.

После этого, тщательно изучите всю имеющуюся у Вас информацию, которая имеет отношение к теме презентации, отметьте те важные моменты, которые смогут послужить базой для аргументации вашей позиции. Чем большим количеством информации Вы будете владеть, тем легче Вам будет в дальнейшем. Подумайте, какие средства можно использовать для того, чтобы скрыть или завуалировать негативные моментыи, напротив, сделать акцент на положительных моментах в процессе презентации. Изучите целевую аудиторию, на которую направлена Ваша презентация. Вам может помочь любая информация, которая позволит вам учесть особенности аудитории при составлении презентации.

Теперь необходимо понять в каком виде Вы будете презентовать имеющуюся у Вас информацию. Выбор формата презентации зависит от того материала, который Вам необходимо представить аудитории. Возможно понадобится и распечатанный наглядный материал. Важно отметить, что весь раздаточный материал должен выглядеть презентабельно, чтобы его было приятно взять в руки. Если вы используете цветные распечатки для презентации визуального материала, то важную роль будет играть качество распечаток, они должны правильно передавать цветовые характеристики изображения, также лучше всего наклеивать цветные распечатки на плотный картон, для того, чтобы материалы можно было расставить перед глазами в случае необходимости.
Остановимся более подробно на подготовке презентации в электронном виде

• Выберите программу, в которой вы будете работать: Microsoft Power Point, Open Office Impress или программы, которые позволяют сделать мультимедийную презентацию с использованием Flash-технологии.
• Набросайте структуру презентации, она будет отражать Вашу логику и позволит понять объем презентации. Заполняя слайды структуры, вы всегда будете понимать, сколько вам еще слайдов необходимо заполнить, какой еще материал вам необходимо найти и разместить.
• Составьте план презентации по времени на каждый смысловой блок (учитывайте временные рамки активного внимания человека) и уже после этого делайте анимацию в необходимых местах. Анимация в презентации имеет очень большое значение, она делает её более динамичной и интересной, помогает расставить акценты и визуально оформить логику вашего изложения. Самой большой ошибкой является чрезмерное количество анимации, которое усложняет презентацию, тормозит вас в процессе изложения и самое главное отвлекает от основной информации.
• Разместите материал и текстовую информацию в презентации, в соответствии с вашей логикой и структурой. Контекст презентации, должен быть детально проработан и продуман Вами. Вспомните всю ту информацию, которую Вы изучили перед написанием презентации, и поставьте себя на место аудитории, какие вопросы по контексту презентации могут возникнуть, насколько разработанный материал или идеи соответствуют ожиданиям. Постарайтесь сами себе ответить на эти вопросы и продумайте аргументацию Вашей позиции (от самых слабых аргументов, к более сильным). И помните, самой продуманной презентацией является та, где Вы готовы ответить за каждое свое слово. Если Вы используете в контексте презентации выжимки из каких-либо информационных источников, то необходимо обязательно ставить в презентации ссылки на источники, которыми Вы пользовались. Это повысит доверие к информации, которую Вы представляете в презентации.
• Продумайте логику презентации, о чем вы будете рассказывать в начале, середине и конце презентации. На какие моменты нужно сделать больший фокус с использованием иллюстраций и примеров, а какие можно обобщить на одном слайде и коротко перечислить.

Презентация по MS Power Point 2007

Организация презентации

Остановимся более подробно на некоторых моментах, которые помогут увеличить эффективность Вашей презентации.
Выбор и оформление места презентации. Важно учитывать техническую подготовленность аудитории для презентации.
Также следует учесть музыкальное и визуальное сопровождение при формировании атмосферы для презентации. Музыка и видео являются сильнейшими стимулами для создания того настроения, которое Вам необходимо на презентации. Возвращаясь к первому примеру, продолжу,  если вы поставите женственную музыку и специально заготовленную видео заставку или слайд шоу, формирующие правильное настроение, до  начала самой презентации, то это позволит настроить аудиторию на презентацию, создать ощущение предвкушения.
Фантазируйте и делайте из Вашей презентации погружение в целый мир, неизведанный и безумно интересный, который способен впечатлять и оставлять незабываемые впечатления у Вашей аудитории.
Подготовка к выступлению
После того как вы проделали большую часть подготовительной работы, необходимо сделать последние шаги перед презентацией. Для этого посмотрите еще раз на Вашу презентацию и продумайте, на каких моментах вы будете останавливаться более подробно, а какие слайды вы просто продемонстрируете в поддержку Вашей мысли. Установите себе временной регламентдля каждой части презентации. Между большими блоками презентации лучше предусмотреть небольшой перерыв или небольшое отвлечение от темы, смену оратора и так далее, чтобы дать аудитории возможность расслабиться и подготовиться к следующему блоку информации.

Кроме того, в этой части хочется более подробно остановиться на вашем внешнем виде. Внешний вид во многом определяет отношение аудитории к Вам. Перед тем как вы выбираете свой костюм для презентации, подумайте, как Вы хотите, чтобы Вас воспринимала аудитория, посмотрите на себя со стороны и предположите, чтобы Вы подумали о человеке в таком костюме при первой встрече.

Проведение презентации

В основном, качество проведения презентации зависит не от мастерства оратора, хотя это тоже достаточно важный момент, а от его личностных качеств, его энергетики и харизмы.
Начало презентации. Формирование положительного эмоционального фона. Поздоровайтесь с приятной улыбкой, поговорите с аудиторией на отвлеченные темы.
После того, как все собрались можно приступать к следующей части – «официальному приветствию».
В вступительной части презентации коротко пройдитесь по содержанию презентации, затем по задачам, которые были перед вами поставлены, чтобы уже в последующей части показать как Вы решили эти задачи. Не останавливайтесь подробно на этой части, чтобы не тратить много времени на то, что и так все знают.
В основной части излагайте свои мысли в рамках временного регламента, который Вы определили для себя в подготовительной части, активно пользуйтесь наглядными материалами и теми приемами, о которых мы говорили ранее.
После того, как Вы закончите свою презентацию, приступайте к её обсуждению, где аудитория выскажет свои предпочтения, сомнения и комментарии. Будьте готовы внимательно выслушать оппонета и попытайтесь отстоять свою точку зрения с помощью заранее подготовленных аргументов или доводов, которые покажутся очевидными в контексте обсуждения.
После презентации подведите итог и ещё раз проговорите все договоренности, которые были получены в результате обсуждения.
Статья подготовлена по материалам Екатерины Беретарь.

Успешной Вам презентации!